Project Lead & Executive Assistant, Aalborg

Projektstyring - Ledelse - Procesoptimering - reference til CEO (ejer)

Myextensions er en succesfuld scale-up virksomhed, på en spændende international vækstrejse. I takt med, at vi skalerer vores organisation, søger vi en Project Lead & Executive Assistant til vores kontor i Aalborg. I denne stilling kommer du til at spille en afgørende rolle i vores rejse mod at opbygge en professionel organisation, der kan sikre vores fortsatte vækst.

Du vil få en central og koordinerende rolle i organisationen, med stort ansvar og tæt samarbejde med CEO Cate Klyvø, som du vil referere til.

Projektstyrende wing (wo)man

I stillingen som Project Lead & Executive Assistant får du en alsidig rolle som Cates wing(wo)man. Rollen indebærer både personaleledelse og projektledelse.

Du vil have særlig fokus på at drive og koordinere projekter og opgaver fremad for at skabe muligheden for, at Cate kan fokusere særligt på innovation og organisatorisk vækst. Dine opgaver kommer derfor til at spænde meget bredt både internt og eksternt. Rollen og opgaverne vil udvikle sig i takt med organisationens vækst.

Ansvarsområder og arbejdsopgaver:

• Drive beslutningsprocesser: Drive beslutningsprocesser ved at præsentere forslag og anbefalinger til CEO og bestyrelse, bl.a. inden for HR, administration og finans.
• Strategisk Support: Ad hoc rådgivning og støtte til CEO på strategisk niveau.
• Strategiimplementering: Implementere virksomhedens strategi og målstyringsprocesser. (Evt. med OKR’s som styringsmetode)
• Ledelse af:
• HR-administration: Herunder vores Office Assistant, der håndterer løn, refusioner, vagtplaner og andet ad hoc.
• Kundeservice/butik & salon: Herunder 8 medarbejdere tilknyttet salon, butik og kundeservice.
• Finans: Samarbejde med ekstern Business Analyst, revisor, bank og samle den finansielle rapportering.
• Projektledelse: Ledelse af forskellige centrale projekter, såsom valg af logistikleverandører, implementering af AI, etablering af nye butikker og lign.
• Koordinering og Kommunikation: Sørge for koordinering på tværs af organisationen og sikre en velfungerende intern kommunikation.
• Leverandørforhold: Håndtere leverandørforhold, forhandlinger og evalueringer.
• Procesoptimering: Identificere og gennemføre forbedringer i arbejdsprocesser for at øge effektiviteten.
• Ad hoc-opgaver: Udføre forskellige opgaver, projekter og koordinering efter behov, uanset omfanget, for at sikre, at alt forløber gnidningsløst.

Succeskriterierne i rollen er at sikre en professionel styring af tværorganisatoriske opgaver/projekter både internt og eksternt på både strategisk, taktisk og operationelt niveau til stor hjælp for vores CEO. Herudover at skabe og sikre en velkørende administration og butik/kundeservice/salon med fokus både kvalitet, effektivitet og trivsel.

Hvad kendetegner dig?

Da denne rolle bevæger sig på strategisk niveau med stort selvstændigt ansvar og tilsvarende mandat, leder vi efter en person med minimum 5 års erhvervserfaring, med fokus på projektledelse, ledelse og som driver af processer.
Det vil være en fordel at have været i en mindre organisation – gerne E-commerce, hvor du har været vant til at påtage dig mange forskellige opgaver.
Uddannelsesmæssigt forventer vi en højere videregående uddannelse, som kunne være indenfor eksempelvis Cand. Merc, økonomi, HR eller international kommunikation/marketing. Gerne suppleret med uddannelse eller kurser indenfor projektledelse og/eller ledelse.

For at få succes i denne stilling er det særligt vigtigt, at du formår at skabe et struktureret overblik, er velorganiseret og detaljeorienteret.

Du er desuden formentlig kendetegnet af følgende:

• Du har et digitalt mindset og gerne bekendt med Google Workspace, Monday.com og AI som værktøjer.
• Du er en dygtig kommunikator, som kan opbygge gode og positive relationer, både med medarbejdere internt og eksterne leverandører.
• Du er god til at forenkle kompleks information og omsætte den til konkrete handlinger med fokus på udførelse og opfølgning.
• Du er ansvarlig, disciplineret, målrettet og handlekraftig.
• Du har en bred kommerciel og organisatorisk forståelse.
• Du trives i en koordinerende funktion med mange bolde i luften.
• Du tilegner dig hurtigt viden og skaber det store overblik uden at misse detaljen. Og du er god til at forenkle og formidle denne viden videre, omsætte det til konkrete tiltag og sikre eksekvering samt opfølgning.
• Du har en positiv og fleksibel indstilling som grundlag for dit arbejde.
• Du skal kunne begå dig på både engelsk og dansk på forretningsniveau.
  
  

Kom med på vores vækstrejse!

Du får en unik mulighed for at komme med på vores væksteventyr i en central rolle i vores organisation. Hvert bidrag tæller og din tilførsel af viden vil gøre en stor forskel. Du vil indgå i et tæt samarbejde med vores CEO Cate, og du vil opleve en kultur kendetegnet ved en uformel, ligefrem og humoristisk omgangstone samt et godt kollegaskab.

Ansøgning

Vi glæder os til at modtage din ansøgning og CV senest den 6/12. Vi vil kontinuerligt vurdere feltet og invitere relevante kandidater ind.

Send din ansøgning til job@myextensions.com.

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du meget velkommen til at kontakte CEO Cate Klyvø på ck@myextensions.com eller mobil 2614 7093.